Przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe i chcemy zadbać o Wasze prawa i prywatność.

Dlatego realizując obowiązek informacyjny wynikający z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) ISTRAIL Sp. z o.o.
z siedzibą w Golubiu-Dobrzyniu przy ul. PTTK 56, 87-100 Golub-Dobrzyń, jako Administrator danych osobowych przedstawia informacje dotyczące realizowanych procesów przetwarzania danych:

2. Jak pozyskujemy dane?

Pani/Pana dane osobowe mogą zostać pozyskane:

1. bezpośrednio od Państwa – poprzez:

1. formularze kontaktowe na stronie internetowej,
2. formularze reklamowe w ramach kampanii na platformach takich jak Facebook/Meta, Google, LinkedIn lub inne narzędzia marketingowe,
3. wiadomości e-mail, kontakt telefoniczny lub wizyty w siedzibie,
4. zapytania ofertowe, zamówienia, umowy lub wymianę korespondencji,

1. od innych spółek Grupy ISTRAIL:

1. ISTRAIL AS (Norwegia)
2. ISTRAIL AB (Szwecja)
   – w zakresie niezbędnym do realizacji usług, obsługi klienta lub przekazania zapytania do właściwego oddziału.
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Będziemy przetwarzać Pani/Pana dane osobowe dla potrzeb realizacji minimum jednego
z poniższych celów:

3.1. Obsługa zapytań i kontakt handlowy – odpowiedź na zapytanie, przedstawienie oferty, kontakt telefoniczny lub mailowy
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes administratora (do celów kontaktowych, prowadzenia analiz statystycznych, dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami).

3.2. Realizacja zawartych umów lub wykonywanie czynności zmierzających do ich zawarcia w sytuacji, gdy jako kontrahent będziecie państwo stroną umowy, np. składanie i realizacja zamówień oraz ich rozliczenie, odpowiedzi na pytania dotyczące oferty, ustalenie warunków współpracy, obsługi kupna-sprzedaży czy też reklamacji.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

3.3. Marketing bezpośredni i działania reklamowe

1. kontakt telefoniczny oraz mailowy dotyczący oferty,
2. przesyłanie materiałów handlowych,
3. prowadzenie kampanii reklamowych,
4. obsługa formularzy reklamowych (lead ads).

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda (jeśli została udzielona), art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes administratora (relacje B2B).

3.4. Analizy, statystyki, działania CRM

1. ocena skuteczności kampanii,
2. segmentacja zapytań,
3. analiza źródeł leadów,
4. raportowanie wewnętrzne.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes administratora.

3.5. Wypełnianie obowiązków prawnych – np. dla potrzeb rozliczenia z urzędem skarbowym, wykonania obowiązków wynikających z decyzji, orzeczeń wydawanych przez uprawnione organy, instytucje lub sądy,

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

3.6. w celach związanych z udzieloną przez Panią/Pana zgodą na przetwarzanie danych (art. 6 ust. 1 lit. a RODO – w zależności od tego czego zgoda dotyczyła, np. zapisywania danych w plikach cookies.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO lub w przypadku danych wrażliwych art. 9 ust. 2 lit. a RODO

4. Przetwarzanie danych w systemach informatycznych i profilowanie

Przetwarzamy Państwa dane w wersji papierowej – np. te zawarte
w formularzach, które złożyliście lub umowach, które zawarliśmy a także dokumentach stanowiących podstawę rozliczenia umów. Do przetwarzania wykorzystujemy również systemy informatyczne (CRM, poczta elektroniczna, narzędzia reklamowe). Nie podejmujemy zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne. Możemy stosować podstawową analizę danych (segmentację, statystyki), która:

1. nie prowadzi do podejmowania decyzji wobec Państwa,
2. służy wyłącznie poprawie jakości obsługi i dopasowaniu komunikacji.
3. Przekazywanie danych w Grupie ISTRAIL (Polska – Norwegia – Szwecja)

W związku z działalnością Grupy ISTRAIL dane osobowe mogą być przekazywane pomiędzy:

1. ISTRAIL Sp. z o.o. (Polska),
2. ISTRAIL AS (Norwegia – kraj EOG),
3. ISTRAIL AB (Szwecja – UE).

Przekazywanie odbywa się wyłącznie w celu:

1. realizacji zapytań,
2. przygotowania ofert,
3. obsługi klienta,
4. realizacji produkcji,
5. przekierowania leadów do właściwego oddziału obsługującego dany rynek.

Przekazywanie danych do Norwegii nie jest przekazywaniem do państwa trzeciego, ponieważ Norwegia należy do EOG i stosuje RODO.

6. Odbiorcy danych

Pani/Pana dane mogą być przekazywane wyłącznie:

1. podmiotom wchodzącym w skład Grupy ISTRAIL,
2. firmom obsługującym systemy IT, CRM, pocztę elektroniczną,
3. operatorom kampanii reklamowych (Meta, Google, LinkedIn) – wyłącznie jeśli użyto ich formularzy,
4. firmom księgowym, doradczym i prawnym,
5. firmom kurierskim i logistycznym,
6. podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

Każdy odbiorca przetwarza dane wyłącznie na podstawie umowy powierzenia lub stosownego upoważnienia.

7. Okres przechowywania danych

Dane przetwarzamy przez okres:

1. Zapytania ofertowe / kontakt poprzez formularze reklamowe – do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu lub do czasu wniesienia sprzeciwu.
2. Dane przetwarzane na podstawie zgody – do jej wycofania.
3. Dane klientów i kontrahentów – przez cały okres współpracy oraz przez czas wynikający z przepisów podatkowych i terminów przedawnienia roszczeń.
4. Dane przetwarzane w ramach marketingu bezpośredniego – do wniesienia sprzeciwu.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Przysługują Państwu następujące prawa:

1. prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
2. prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych jeśli są one nieaktualne lub niekompletne,
3. prawo usunięcia danych osobowych, w sytuacji, gdy przetwarzanie danych nie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub dochodzenia ewentualnych roszczeń („prawo do bycia zapomnianym”),
4. prawo do ograniczenia przetwarzania danych w określonych sytuacjach,
5. prawo do przeniesienia danych w określonych sytuacjach (o ile jest to technicznie możliwe) przekazania tych danych innemu administratorowi bez przeszkód, jeżeli ich przetwarzanie odbywa się na podstawie Pana / Pani zgody,
6. prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych w określonych sytuacjach, np. jeśli przetwarzanie odbywało się w oparciu o uzasadniony interes Spółki do celów marketingu bezpośredniego,
7. prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych
   w dowolnym momencie, jeśli taka zgoda była konieczna do rozpoczęcia czynności przetwarzania.,
8. prawo do wniesienia skargi na przetwarzanie Państwa danych przez Spółkę do Prezesa UODO (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00 – 193 Warszawa.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania sprzed jej wycofania.

9. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, jednak jest konieczne do:

1. udzielenia odpowiedzi na zapytanie,
2. przygotowania oferty,
3. kontaktu handlowego,
4. realizacji umowy.

Brak podania danych może uniemożliwić realizację tych czynności.

10. Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych

W celu skorzystania ze swoich praw lub uzyskania dodatkowych informacji można kontaktować się z nami za pomocą adresu email rodo@istrail.pl